JDG · 7 sierpnia 2026 · 5 min czytania
Jakie wydatki naprawdę możesz wpisać w koszty
Kosztem jest wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodu albo zachowania jego źródła, o ile nie znalazł się na ustawowej liście wyłączeń. Cała praktyka sprowadza się do tego, czy potrafisz ten związek udokumentować.
Trzy warunki
Wydatek musi być faktycznie poniesiony, powiązany z działalnością i udokumentowany. Faktura sama z siebie nie tworzy kosztu - przy kontroli liczy się to, czy da się wskazać, czemu w firmie ten wydatek służył.
Wydatki zwykle akceptowane
Sprzęt i oprogramowanie, materiały biurowe, usługi księgowe i prawne, hosting i domeny, szkolenia branżowe, składki na ubezpieczenie firmowe, telefon i internet w części firmowej, podróże służbowe wraz z noclegiem.
Wydatki sporne
Ubrania - kosztem są tylko odzież ochronna i strój z trwałym logo firmy. Reprezentacja, w tym obiady z klientami, jest wyłączona z kosztów ustawowo, natomiast reklama i promocja kosztem być mogą. Wydatki na mieszkanie rozlicza się proporcjonalnie do powierzchni biurowej i tylko przy realnym prowadzeniu działalności w lokalu.
Szkolenia i kursy niezwiązane bezpośrednio z profilem działalności to najczęściej kwestionowana pozycja. Warto zachować program szkolenia, a nie samą fakturę.
Wyłączenia ustawowe
Kosztem nie są między innymi: kary i grzywny, odsetki budżetowe, darowizny, PIT właściciela, wydatki na cele osobiste oraz część składek i wydatków przekraczających ustawowe limity.
Prosta zasada: jeśli nie potrafisz w jednym zdaniu napisać, jaki przychód umożliwia dany wydatek, to przy kontroli też nie będzie to oczywiste.
Redakcja Ratio Tax
Ratio Tax Sp. z o.o. · Biuro rachunkowe