Polityka prywatności i cookies

01 Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (dalej: RODO) jest Ratio Tax Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, Sky Tower, ul. Gwiaździsta 62 lok. 16/6, 53-413 Wrocław, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0001270744, NIP 8993069655, REGON 545889767, kapitał zakładowy 5 000,00 zł (dalej: Administrator).

We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji przysługujących praw można kontaktować się z Administratorem:

• pocztą elektroniczną - kontakt@ratiotax.pl
• telefonicznie - 783 189 794
• listownie - na adres siedziby wskazany powyżej

Administrator nie powołał inspektora ochrony danych. Nadzór nad prawidłowością przetwarzania danych sprawuje bezpośrednio Administrator.

02 Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzane są wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów wskazanych poniżej, każdorazowo na podstawie właściwego przepisu RODO.

a) Obsługa formularza kontaktowego

Zakres danych: imię i nazwisko, adres e-mail, forma prowadzonej działalności oraz treść wiadomości. Cel: udzielenie odpowiedzi na zapytanie przesłane za pośrednictwem formularza. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO - zgoda osoby, której dane dotyczą, wyrażona przez zaznaczenie właściwego pola i przesłanie formularza. Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do otrzymania odpowiedzi.

b) Przygotowanie wyceny i zawarcie umowy o świadczenie usług

Zakres danych: dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane dotyczące prowadzonej działalności, szacunkowa liczba dokumentów i liczba zatrudnionych. Cel: przedstawienie oferty cenowej, negocjowanie warunków oraz zawarcie i wykonanie umowy. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO - podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy oraz wykonanie zawartej umowy.

c) Realizacja obowiązków prawnych Administratora

Zakres danych: dane niezbędne do wystawienia faktury i prowadzenia dokumentacji rachunkowej oraz dane wymagane przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO - wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, w szczególności wynikającego z ustawy o rachunkowości, Ordynacji podatkowej oraz ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

d) Analityka i statystyka serwisu

Zakres danych: dane zbierane automatycznie przez pliki cookies analityczne, w tym adres IP w formie skróconej, typ przeglądarki i systemu operacyjnego, źródło wejścia, czas trwania wizyty oraz odwiedzone podstrony. Cel: badanie sposobu korzystania z serwisu, pomiar skuteczności treści oraz rozwój narzędzi udostępnianych w serwisie. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO - zgoda wyrażona za pośrednictwem panelu zarządzania plikami cookies. Zgoda może zostać wycofana w każdym czasie. Do analityki wykorzystywane jest narzędzie Google Analytics 4 dostarczane przez Google Ireland Limited. Narzędzie jest uruchamiane wyłącznie po kliknięciu „Akceptuję wszystkie” w panelu cookies; przy wyborze „Tylko niezbędne” dane analityczne nie są zbierane. Dane w Google Analytics są przechowywane przez 14 miesięcy.

e) Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń

Zakres danych: dane zgromadzone w związku z korespondencją oraz wykonaniem umowy. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na możliwości ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

f) Narzędzia kalkulacyjne udostępnione w serwisie

Wartości wprowadzane do kalkulatorów dostępnych w serwisie (przychody, koszty, wynagrodzenia, daty) są przetwarzane wyłącznie lokalnie, w przeglądarce użytkownika. Dane te nie są przesyłane na serwer Administratora, nie są zapisywane ani w jakikolwiek sposób utrwalane. Wyniki obliczeń mają charakter szacunkowy i nie stanowią porady podatkowej w rozumieniu przepisów o doradztwie podatkowym.

g) Newsletter i materiały do pobrania

Zakres danych: adres e-mail. Cel: przesłanie zamówionego wzoru dokumentu oraz wysyłka newslettera z informacjami o zmianach w przepisach podatkowych, poradnikami i materiałami edukacyjnymi. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO - zgoda wyrażona przez zaznaczenie właściwego pola, w związku z art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. - Prawo komunikacji elektronicznej. Zgodę można wycofać w każdym czasie, klikając link rezygnacji w stopce każdej wiadomości lub pisząc na adres kontakt@ratiotax.pl.

h) Marketing i pomiar skuteczności reklam

Jeżeli Administrator prowadzi kampanie reklamowe w internecie, w serwisie mogą być stosowane narzędzia reklamowe: Google Ads (Google Ireland Limited), Piksel Meta (Meta Platforms Ireland Limited - Facebook, Instagram), Piksel TikTok (TikTok Technology Limited) oraz LinkedIn Insight Tag (LinkedIn Ireland Unlimited Company). Zakres danych: identyfikatory plików cookies, adres IP, informacje o odwiedzanych podstronach i wykonanych działaniach (np. wysłaniu formularza kontaktowego), dane o urządzeniu i przeglądarce. Cel: mierzenie skuteczności reklam, docieranie z reklamą do osób, które odwiedziły serwis (remarketing), oraz tworzenie grup odbiorców reklam. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO - zgoda na pliki marketingowe wyrażona w panelu cookies. Narzędzia nie są uruchamiane bez tej zgody. W zakresie, w jakim Administrator i dostawca narzędzia wspólnie ustalają cele i sposoby przetwarzania (np. Meta Platforms Ireland Limited), są oni współadministratorami danych; zasady przetwarzania danych przez dostawców opisują ich własne polityki prywatności.

03 Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowywane są nie dłużej, niż jest to niezbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, zgodnie z poniższymi okresami:

• Korespondencja z formularza kontaktowego - przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi i zakończenia korespondencji, nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, a w przypadku wycofania zgody - niezwłocznie po jej wycofaniu.
• Dane związane z wyceną, która nie zakończyła się umową - przez okres 12 miesięcy od przedstawienia oferty.
• Dane związane z wykonaniem umowy - przez czas obowiązywania umowy, a po jej zakończeniu przez okres przedawnienia roszczeń, zasadniczo 3 lata, a w przypadku roszczeń niezwiązanych z działalnością gospodarczą 6 lat.
• Dokumentacja rachunkowa i podatkowa - przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej.
• Dokumentacja z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy - przez 5 lat od zakończenia stosunków gospodarczych z klientem.
• Dane przetwarzane w celu wysyłki newslettera - do momentu wycofania zgody lub rezygnacji z subskrypcji.
• Dane marketingowe - przez okres ważności plików marketingowych, wskazany w sekcji 5, lub do momentu wycofania zgody.
• Dane analityczne - przez okres ważności odpowiednich plików cookies, wskazany w sekcji 5, lub do momentu wycofania zgody.

Po upływie wskazanych okresów dane są usuwane lub poddawane nieodwracalnej anonimizacji.

04 Prawa osoby, której dane dotyczą

Każdej osobie, której dane osobowe są przetwarzane przez Administratora, przysługują następujące uprawnienia:

• Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) - prawo do uzyskania informacji, czy dane są przetwarzane, oraz otrzymania ich kopii wraz z informacją o celach, kategoriach danych, odbiorcach i okresie przechowywania.
• Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO) - prawo żądania niezwłocznego poprawienia danych nieprawidłowych oraz uzupełnienia danych niekompletnych.
• Prawo do usunięcia danych, tzw. prawo do zapomnienia (art. 17 RODO) - prawo żądania usunięcia danych, w szczególności gdy nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, gdy zgoda została wycofana albo gdy dane były przetwarzane niezgodnie z prawem. Prawo to nie przysługuje w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego, w szczególności obowiązków wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) - prawo żądania wstrzymania operacji na danych, na przykład na czas weryfikacji ich prawidłowości.
• Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) - prawo otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłania ich innemu administratorowi, w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy.
• Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) - prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora.
• Prawo do wycofania zgody (art. 7 ust. 3 RODO) - w przypadku przetwarzania opartego na zgodzie, zgoda może zostać wycofana w każdym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

W celu realizacji powyższych praw wystarczy przesłać żądanie na adres kontakt@ratiotax.pl. Administrator udziela odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania. W sprawach szczególnie skomplikowanych termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym osoba składająca żądanie zostanie poinformowana.

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje ponadto prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

05 Pliki cookies i technologie podobne

Serwis wykorzystuje pliki cookies, czyli niewielkie pliki tekstowe zapisywane w urządzeniu końcowym użytkownika, oraz technologie o podobnym działaniu, w tym pamięć lokalną przeglądarki (local storage).

a) Rodzaje wykorzystywanych plików

• Pliki niezbędne - zapewniają prawidłowe działanie serwisu i zapamiętanie decyzji dotyczącej zgody na pliki cookies. Ich stosowanie nie wymaga zgody, ponieważ są konieczne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika. Okres przechowywania: do 12 miesięcy.
• Pliki analityczne - pliki Google Analytics 4 (_ga, _ga_*), które umożliwiają zbieranie statystyk odwiedzin i sposobu korzystania z serwisu. Stosowane wyłącznie po uzyskaniu zgody. Okres przechowywania: do 24 miesięcy.
• Pliki marketingowe - pliki Google Ads (np. _gcl_au), Piksela Meta (np. _fbp, _fbc), Piksela TikTok (np. _ttp) oraz LinkedIn (np. li_sugr, bcookie), służące do mierzenia skuteczności reklam i wyświetlania dopasowanych reklam. Stosowane wyłącznie po uzyskaniu zgody i tylko wtedy, gdy Administrator korzysta z danego narzędzia. Okres przechowywania: do 13 miesięcy.

b) Zarządzanie zgodą

Przy pierwszej wizycie w serwisie wyświetlany jest panel, w którym można zaakceptować wszystkie kategorie plików, ograniczyć je do plików niezbędnych albo - po kliknięciu „Ustawienia” - osobno wybrać pliki analityczne i marketingowe. Decyzja jest zapamiętywana w urządzeniu użytkownika i jest ważna przez 12 miesięcy, po czym panel wyświetla się ponownie. Zgodę można w każdym czasie zmienić lub wycofać, klikając link „Pliki cookies” w stopce każdej strony serwisu. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Niezależnie od powyższego użytkownik może samodzielnie określić warunki przechowywania plików cookies w ustawieniach swojej przeglądarki internetowej, w tym całkowicie je zablokować. Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na dostępność niektórych funkcji serwisu.

c) Dane zbierane automatycznie przez serwer

Operator hostingu, na którym utrzymywany jest serwis, zapisuje w logach serwera podstawowe informacje techniczne o żądaniach, w tym adres IP, datę i godzinę żądania oraz typ przeglądarki. Dane te wykorzystywane są wyłącznie w celach administrowania serwerem i zapewnienia bezpieczeństwa, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

06 Odbiorcy danych i przekazywanie poza EOG

Dane osobowe mogą być powierzane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów i na podstawie umów powierzenia przetwarzania spełniających wymogi art. 28 RODO:

• dostawca usługi hostingu i poczty elektronicznej - Hostinger International Ltd.,
• dostawca usługi obsługi formularza kontaktowego - Forminit (forminit.com), który obsługuje formularz kontaktowy oraz formularz pobierania wzorów dokumentów i przechowuje ich treść na serwerach w Irlandii (UE) i przekazuje ją na skrzynkę Administratora,
• dostawca oprogramowania księgowego - wFirma sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, w którym prowadzimy księgowość klientów i udostępniamy im panel do wystawiania faktur i przesyłania dokumentów (dotyczy wyłącznie klientów, którzy zawarli z nami umowę),
• Google Ireland Limited - w związku z osadzoną mapą Google Maps; przy wyświetleniu strony do Google przekazywany jest adres IP i podstawowe dane techniczne przeglądarki,
• dostawca systemu do wysyłki newslettera - wyłącznie w przypadku wyrażenia zgody na newsletter,
• dostawca narzędzia analitycznego Google Analytics 4 - Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia - wyłącznie w przypadku wyrażenia zgody na pliki analityczne,
• dostawcy narzędzi reklamowych - Google Ireland Limited (Google Ads), Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irlandia (Facebook, Instagram), TikTok Technology Limited, 10 Earlsfort Terrace, Dublin 2, Irlandia (TikTok) oraz LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Dublin 2, Irlandia - wyłącznie w przypadku wyrażenia zgody na pliki marketingowe,
• podmioty świadczące usługi prawne lub windykacyjne - w zakresie niezbędnym do dochodzenia roszczeń,
• organy publiczne - wyłącznie w przypadkach i w zakresie przewidzianym przepisami prawa.

Część wskazanych dostawców (w szczególności Google, Meta, TikTok, LinkedIn, dostawcy zasobów technicznych oraz dostawcy narzędzi analitycznych i newslettera) może przetwarzać dane na serwerach znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Stanach Zjednoczonych. Przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej z dnia 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w ramach EU-US Data Privacy Framework - w przypadku podmiotów certyfikowanych - albo standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Kopię stosowanych zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

Informacja dla przedsiębiorców, z którymi kontaktujemy się na podstawie danych z publicznych rejestrów: rodo.html

Dane osobowe nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, wywołującego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływającego na osobę, której dane dotyczą.

07 Bezpieczeństwo i zmiany polityki

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku naruszenia praw i wolności osób, których dane dotyczą, w szczególności szyfrowanie transmisji danych protokołem TLS, kontrolę dostępu do dokumentacji oraz zasadę minimalizacji zakresu zbieranych danych.

Administrator zastrzega prawo do zmiany niniejszej polityki w przypadku zmiany przepisów prawa, wprowadzenia nowych funkcji serwisu lub zmiany zakresu wykorzystywanych narzędzi. Aktualna wersja dokumentu wraz z datą ostatniej aktualizacji jest zawsze dostępna pod niniejszym adresem. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej polityce zastosowanie mają przepisy RODO oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.