KSeF w praktyce. 3 najczęstsze błędy przy e-fakturach i jak ich uniknąć

KSeF jest już z nami na co dzień. Pierwszy szok minął, faktury krążą w systemie, a większość firm nauczyła się je wystawiać. Problemy przesunęły się jednak w inne miejsce - nie w samo wystawianie, a w to, co dzieje się po kliknięciu „wyślij". Poniżej trzy błędy, które w naszej praktyce pojawiają się najczęściej, i to, jak ich uniknąć bez nerwów.

Błąd 1

Brak UPO, czyli faktura, której formalnie nie ma

Wysłanie faktury do KSeF nie oznacza, że została przyjęta. System najpierw sprawdza plik, a dopiero potem nadaje mu numer identyfikujący i wystawia Urzędowe Poświadczenie Odbioru. Dopóki UPO nie wróci, faktura nie istnieje w obiegu prawnym - nawet jeśli w Twoim programie widnieje jako wysłana.

Najczęstsza przyczyna odrzucenia to drobiazgi: błędny numer NIP nabywcy, zdublowany numer faktury albo struktura pliku niezgodna ze schemą. Odrzucenie oznacza, że trzeba poprawić dane i wysłać dokument ponownie, zachowując pierwotną datę sprzedaży.

Dobra praktyka jest prosta: raz dziennie sprawdzaj, czy każda wysłana faktura ma UPO i numer KSeF. Jeśli Twój program tego nie pokazuje wprost, to pierwsza rzecz, którą warto w nim zmienić.

Błąd 2

Korekty robione po staremu

W KSeF nie ma już not korygujących wystawianych przez nabywcę. Każdą zmianę - cenę, stawkę, ilość, dane nabywcy - wprowadza sprzedawca, wystawiając fakturę korygującą w systemie i wskazując numer KSeF faktury pierwotnej.

To realna zmiana nawyków. Nabywca, który zauważy błąd, nie poprawia go sam: informuje sprzedawcę i czeka na korektę. Korekta wystawiona poza systemem, w pliku PDF przesłanym mailem, nie ma skutków podatkowych.

Zmienił się też moment rozliczenia. Korektę zmniejszającą ujmuje się w okresie, w którym została wystawiona w KSeF - nie trzeba już zbierać potwierdzeń odbioru od kontrahenta. To upraszcza księgowanie, ale wymaga pilnowania daty wystawienia.

Błąd 3

Awaria systemu i brak planu B

Ministerstwo Finansów przewidziało sytuację, w której KSeF jest niedostępny. W trybie awaryjnym i offline wystawiasz fakturę w swoim programie, oznaczasz ją kodem QR i przekazujesz nabywcy w dotychczasowy sposób. Dokument jest wtedy w pełni skuteczny.

Kluczowy jest termin dosłania. Fakturę wystawioną offline trzeba przesłać do KSeF niezwłocznie po przywróceniu dostępu - w praktyce najpóźniej następnego dnia roboczego, a w przypadku awarii ogłoszonej przez resort w terminie wskazanym w komunikacie.

Warto sprawdzić dwie rzeczy, zanim awaria nastąpi: czy Twój program potrafi wystawić fakturę w trybie offline i czy ktoś w firmie wie, gdzie te dokumenty potem odnaleźć i wysłać. Awaria trwa zwykle kilka godzin - problemem jest nie ona, a zapomniane faktury z tego dnia.

Co z tego wynika na co dzień

KSeF nie wymaga wiedzy prawniczej, tylko rutyny. Sprawdzone UPO, korekty wystawiane wyłącznie przez system i świadomość trybu offline zamykają większość ryzyka. Jeśli te trzy rzeczy masz opisane w jednym zdaniu każda, masz spokój.