Zatrudniam pierwszego pracownika. Co muszę zrobić i kiedy

Przed pierwszym dniem pracy

Umowa musi być zawarta najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy, na piśmie. Przed dopuszczeniem do pracy pracownik potrzebuje orzeczenia lekarskiego z badań wstępnych oraz szkolenia BHP - oba na koszt pracodawcy.

Pracownikowi przekazujesz też informację o warunkach zatrudnienia oraz, jeśli nie masz regulaminu pracy, informację o obowiązującej organizacji czasu pracy.

Zgłoszenia w ciągu 7 dni

Zgłoszenie do ubezpieczeń na formularzu ZUS ZUA składasz w ciągu 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczenia. W tym samym terminie zgłasza się członków rodziny na ZUS ZCNA, jeśli mają być objęci ubezpieczeniem zdrowotnym.

Jeśli to Twoje pierwsze zatrudnienie, sam również musisz być zgłoszony jako płatnik składek - z reguły dane te aktualizuje się przez CEIDG.

Pierwsza lista płac

Z wynagrodzenia potrącasz składki pracownika, zaliczkę na PIT i ewentualne potrącenia dobrowolne. Zaliczkę odprowadzasz do 20. dnia następnego miesiąca, składki ZUS wraz z deklaracją DRA do 20. dnia. Wynagrodzenie wypłacasz co najmniej raz w miesiącu, w stałym, ustalonym terminie, nie później niż do 10. dnia następnego miesiąca.

Dokumentacja, którą trzeba prowadzić

Akta osobowe w czterech częściach, ewidencja czasu pracy, ewidencja urlopów i karta wynagrodzeń. Dokumentację pracowniczą przechowuje się 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy.

Jeśli zatrudniasz po raz pierwszy, najczęstszym błędem nie jest sama umowa, ale dopuszczenie pracownika do pracy przed badaniami wstępnymi i szkoleniem BHP.