Jak bezpiecznie zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku? Przewodnik krok po kroku

Twój księgowy nie odbiera telefonów, a o wysokości podatku dowiadujesz się dzień przed terminem? Wielu przedsiębiorców tkwi w złej relacji z biurem rachunkowym wyłącznie z obawy przed procedurą zmiany. Niesłusznie - to trzy formalności rozłożone na kilka tygodni, a żadna z nich nie wymaga czekania do stycznia.

Krok 1

Wypowiedzenie umowy

Zacznij od sprawdzenia okresu wypowiedzenia w umowie z obecnym biurem. Najczęściej jest to jeden do trzech miesięcy, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. Umowę możesz wypowiedzieć w dowolnym momencie roku.

• Wypowiedzenie złóż na piśmie i zachowaj potwierdzenie nadania.
• Ustal jednoznacznie datę, do której biuro rozlicza ostatni okres.
• Ureguluj zaległe faktury - brak płatności to najczęstszy powód opóźnień w wydaniu dokumentów.
• Odwołaj pełnomocnictwa UPL-1 i dostęp do KSeF po zakończeniu współpracy.

Najwygodniejszy moment to koniec kwartału lub miesiąca, w którym zamknięto rozliczenie VAT. Nie jest to jednak warunek - zmiana w trakcie roku jest standardem i nie wpływa na Twoje rozliczenie roczne.

Krok 2

Odbiór dokumentacji

Wydanie dokumentacji to obowiązek dotychczasowego biura, nie gest dobrej woli. Dokumenty źródłowe pozostają Twoją własnością i nie mogą być zatrzymane, również w razie sporu o wynagrodzenie.

• Wydruki KPiR lub ewidencji przychodów za bieżący rok.
• Rejestry VAT i wysłane pliki JPK_V7 z potwierdzeniami.
• Złożone deklaracje i potwierdzenia UPO.
• Dokumenty kadrowe, listy płac i deklaracje ZUS.
• Ewidencja środków trwałych wraz z tabelą amortyzacji.

Odbiór potwierdź protokołem zdawczo-odbiorczym - prosta lista pozycji z datą i podpisami. To dokument, który w razie wątpliwości pokazuje, co faktycznie otrzymałeś.

Poproś też o pliki w formie elektronicznej, najlepiej w formacie eksportu z programu księgowego. Nowe biuro zaimportuje wtedy dane zamiast przepisywać je ręcznie.

Krok 3

Płynne przejście

Gdy nowe biuro przejmuje stery, formalności wobec urzędu przechodzą na nie. Zgłasza aktualizację miejsca przechowywania dokumentacji księgowej, występuje o pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji i przejmuje uprawnienia w KSeF.

• Aktualizacja danych w CEIDG - miejsce przechowywania dokumentacji.
• Nowe pełnomocnictwo UPL-1 do składania deklaracji elektronicznych.
• Uprawnienia w KSeF nadane nowemu biuru, stare odebrane.
• Przekazanie bilansu otwarcia i sald na dzień przejęcia.

Pierwszy miesiąc warto zaplanować z zapasem: nowe biuro weryfikuje poprawność dotychczasowych rozliczeń i zwykle wychwytuje przy tym rzeczy, o których wcześniej nie wiedziałeś. To dobry moment na uporządkowanie zaległości.

Czego się nie obawiać

Zmiana biura nie wywołuje kontroli i nie jest dla urzędu żadnym sygnałem - to zwykła aktualizacja danych. Nie tracisz ciągłości rozliczeń, bo nowe biuro kontynuuje księgi od momentu przejęcia. Nie musisz też zamykać roku wcześniej ani składać dodatkowych deklaracji.

Jedyne realne ryzyko to luka komunikacyjna między biurami w okolicach terminu podatkowego. Dlatego warto ustalić datę przejęcia tak, by przypadła po rozliczeniu miesiąca, a nie w jego trakcie.