KSeF od zera. Jak zacząć wystawiać e-faktury w 3 prostych krokach

KSeF jest już z nami na dobre i nie da się go uniknąć. Dobra wiadomość jest taka, że cała konfiguracja to jednorazowa praca na jedno popołudnie - a jeśli masz biuro rachunkowe, w praktyce na kwadrans. Jeśli dopiero zakładasz firmę albo Twój obecny sposób fakturowania sprawia problemy, oto jak ustawić to raz, a dobrze.

Krok 1

Uwierzytelnienie w systemie Ministerstwa

Pierwsze logowanie odbywa się na stronie Krajowego Systemu e-Faktur. Jako właściciel jednoosobowej działalności masz uprawnienia właścicielskie automatycznie - wystarczy potwierdzić tożsamość jedną z trzech metod.

• Profil Zaufany - najprostsza droga, jeśli już go masz.
• e-Dowód - wymaga czytnika lub telefonu z NFC.
• Podpis kwalifikowany - konieczny w spółkach i przy pieczęci elektronicznej.

Po zalogowaniu wygeneruj token uwierzytelniający. To ciąg znaków, dzięki któremu Twój program do fakturowania łączy się z KSeF bez każdorazowego logowania. Token widzisz tylko raz, w momencie utworzenia - zapisz go w menedżerze haseł, nie w pliku na pulpicie. W razie zgubienia po prostu unieważniasz stary i tworzysz nowy.

Krok 2

Nadanie uprawnień biuru rachunkowemu

To najważniejszy krok całej konfiguracji i jednocześnie ten, który najczęściej się pomija. Nie musisz obsługiwać systemu sam - uprawnienia możesz przekazać księgowemu.

Jeśli Twoje biuro jest podmiotem posiadającym NIP, uprawnienia nadajesz bezpośrednio w panelu KSeF: wskazujesz NIP biura i zakres - dostęp do faktur sprzedażowych, kosztowych albo obu, z prawem wystawiania lub wyłącznie z podglądem. Zmiana działa od razu.

Formularz papierowy ZAW-FA składasz w urzędzie tylko wtedy, gdy nie możesz uwierzytelnić się elektronicznie - na przykład gdy uprawnienia nadaje osoba fizyczna nieposiadająca podpisu kwalifikowanego. W pozostałych przypadkach cała operacja jest online.

• Zakres warto zawęzić do tego, czego biuro realnie potrzebuje.
• Uprawnienia można w każdej chwili odebrać, bez udziału urzędu.
• Historia nadań jest widoczna w panelu - przydaje się przy zmianie księgowego.

Krok 3

Wybór narzędzia do wystawiania faktur

Ministerstwo udostępnia bezpłatną aplikację i ona działa. Problem w tym, że została zaprojektowana jako narzędzie awaryjne, nie jako codzienne miejsce pracy. Nie ma w niej bazy kontrahentów z autouzupełnianiem, szablonów usług, cyklicznych faktur ani powiązania z księgowością.

W praktyce oznacza to przepisywanie tych samych danych kilkanaście razy w miesiącu i ręczne przenoszenie wszystkiego do ewidencji. Program zintegrowany z KSeF robi to jednym kliknięciem: wystawia fakturę, wysyła ją do systemu, odbiera UPO i od razu księguje dokument.

• Faktura z szablonu zamiast wypełniania pól od zera.
• Automatyczna kontrola UPO - widzisz, które dokumenty system przyjął.
• Tryb offline na wypadek awarii, z dosłaniem po przywróceniu dostępu.
• Podgląd dla księgowego bez wysyłania czegokolwiek mailem.

Co zrobić w tym tygodniu

Zaloguj się do KSeF i sprawdź, czy widzisz swoje faktury. Nadaj uprawnienia biuru rachunkowemu. Ustal, w jakim programie będziesz wystawiać dokumenty i podepnij do niego token. Trzy rzeczy, po których system przestaje być tematem do odkładania na później.